Wer Ware annimmt, steht selten am Rechner. Was sich ändert, wenn Artikel und Bestand vom Handy aus gepflegt werden.
Es gibt eine Sorte Aufgabe, die nicht deshalb liegen bleibt, weil sie schwierig wäre, sondern weil sie am falschen Ort stattfindet. Bestandspflege ist das Musterbeispiel.
Die Ware kommt an der Rampe an, im Lager, im Verkaufsraum. Der Rechner steht im Büro. Also wird auf einen Zettel geschrieben, was angekommen ist, und der Zettel wandert mit — im besten Fall noch am selben Tag, im Normalfall abends, manchmal gar nicht.
Das ist kein Disziplinproblem. Es ist ein Wegeproblem.
Drei Dinge, und keines davon ist die Zeit für das Abtippen selbst.
Der Bestand ist immer ein bisschen alt. Wenn zwischen Wareneingang und Eintrag ein halber Tag liegt, ist jede Auskunft in diesem halben Tag geraten. Bei einem Onlineshop heißt das: verkauft, was nicht da ist, oder nicht verkauft, was da ist.
Es wird zweimal gemacht. Einmal auf den Zettel, einmal in den Rechner. Und der zweite Durchgang ist der fehleranfällige, weil er ohne die Ware vor Augen passiert.
Es sammelt sich. Was nicht sofort erledigt wird, wird zu einem Stapel, und ein Stapel wird zu einer Aufgabe, die man auf den Abend legt. Aufgaben, die auf den Abend gelegt werden, werden schlecht erledigt.
Die Erfassung dauert nicht kürzer — sie fällt an einer Stelle an, an der Sie ohnehin stehen. Statt zwei Vorgängen an zwei Orten gibt es einen. Der Zettel entfällt, und mit ihm die zweite Fehlerquelle.
Dazu kommt etwas, das oft unterschätzt wird: Sie können nachsehen, während Sie mit jemandem sprechen. Ein Kunde fragt nach einer Größe, Sie schauen nach, statt „ich rufe zurück" zu sagen. Das ist kein Effizienzgewinn, den man in Stunden misst, aber es ist der, den man merkt.
Eine mobile Erfassung ist nur dann besser, wenn sie unterwegs wirklich benutzbar ist. Vier Punkte entscheiden darüber:
Große Bedienflächen. Wer mit einer Hand ein Paket hält, tippt nicht präzise.
Wenige Felder pro Vorgang. Was nicht zwingend jetzt gebraucht wird, wird später ergänzt. Eine Erfassungsmaske mit zwölf Pflichtfeldern wird an der Rampe nicht ausgefüllt.
Es muss auch ohne guten Empfang gehen. Im Lager ist selten voller Empfang. Erfassung, die bei schlechter Verbindung Daten verliert, wird nach dem ersten Mal nicht wieder benutzt.
Suchen, nicht scrollen. Bei zweihundert Artikeln ist eine Liste kein Werkzeug. Suche über Name und Nummer, gern zusätzlich der Barcode über die Kamera.
Keine App aus dem App Store. Für die allermeisten Betriebe reicht eine Seite, die auf dem Handy gut funktioniert und sich auf den Startbildschirm legen lässt. Das erspart Installation, Freigabeprozesse und Updates auf fremden Geräten — und funktioniert auf Android und iPhone gleichermaßen.
Auch keine Geräte: Das Telefon, das ohnehin in der Tasche ist, hat eine Kamera, die Barcodes liest.
Fangen Sie mit einem Vorgang an, nicht mit dem ganzen Warenwirtschaftssystem. Meistens ist der richtige der Wareneingang oder die Bestandskorrektur, weil beide häufig sind, kurz und klar abgegrenzt.
Wenn dieser eine Vorgang nach zwei Wochen tatsächlich am Regal stattfindet statt abends im Büro, haben Sie die Antwort auf alle weiteren Fragen. Wenn nicht, wissen Sie, dass es an der Bedienung liegt und nicht an der Idee — und das ist eine reparierbare Erkenntnis.
Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, wie die Erfassung bei Ihnen heute läuft. Meist sieht man daran schon, welcher Vorgang der richtige Anfang wäre.