Planung wirkt wie eine Ausgabe, bevor etwas passiert. Tatsächlich ist sie die Stelle, an der Änderungen fast nichts kosten.
Ein Konzept fühlt sich unangenehm an. Man bezahlt für etwas, das man nicht benutzen kann, und am Ende hält man Papier in der Hand statt einer funktionierenden Lösung. Der Reflex, das zu überspringen und gleich anzufangen, ist verständlich.
Das Problem ist nur: Änderungen werden mit jedem Schritt teurer. Das ist kein Verkaufsargument, das ist die Struktur der Sache.
Einen Satz in einem Konzept zu ändern, dauert Minuten. Eine Skizze zu ändern, eine halbe Stunde. Eine gebaute Bildschirmmaske zu ändern, einen halben Tag. Etwas zu ändern, das schon in Betrieb ist und Daten enthält, kostet den halben Tag plus die Datenübernahme, plus die erneute Einweisung, plus die Woche, in der beides parallel läuft.
Derselbe Gedanke, viermal so teuer, nur weil er später kam.
Ein Konzept ist deshalb nicht in erster Linie ein Dokument. Es ist die Phase, in der Sie Ihre Meinung noch ändern können, ohne dass es weh tut. Und Sie werden Ihre Meinung ändern — das ist der Normalfall, nicht das Versagen.
In der Regel nicht das, was man erwartet. Es ist selten die Technik.
Am häufigsten stellt sich mitten in der Umsetzung heraus, dass eine Kleinigkeit doch nicht klein ist. „Wir brauchen das auch für Firmenkunden" klingt nach einer Ergänzung und bedeutet unter Umständen eine zweite Preislogik, eine zweite Rechnungsform und andere Steuersätze. Das lässt sich einbauen — aber wenn es von Anfang an bekannt war, sieht die Lösung anders aus, als wenn man es nachträglich anhängt.
Das zweithäufigste: Es wird etwas gebaut, das nicht das eigentliche Problem war. Das passiert, wenn zu früh über die Lösung gesprochen wird statt über den Ablauf. Wer mit „wir brauchen eine App" beginnt, hat eine Antwort festgelegt, bevor die Frage geklärt ist.
Es muss nicht dick sein. Zehn verständliche Seiten sind besser als vierzig, die niemand liest. Wichtig sind fünf Dinge:
Der Ablauf heute — wer macht was, in welcher Reihenfolge, und wo hakt es. Wörtlich aufgeschrieben, nicht idealisiert.
Der Ablauf danach — dieselbe Beschreibung, aber wie es sein soll. Der Unterschied zwischen beiden ist der eigentliche Auftrag.
Was nicht dazugehört. Der wertvollste Abschnitt. Was ausdrücklich draußen bleibt, verhindert die stille Ausweitung, an der die meisten Vorhaben teuer werden.
Der Umfang in Stufen. Was zuerst kommt, was danach, was vielleicht nie. So können Sie nach der ersten Stufe entscheiden, ob die zweite noch sinnvoll ist.
Aufwand und Zeitrahmen, ehrlich geschätzt, mit einer Obergrenze. Eine Schätzung ohne Obergrenze ist keine.
Wenn Sie es lesen und nicht verstehen, ist es kein gutes Konzept — unabhängig davon, wie fachkundig es wirkt. Ein Konzept, das Sie nicht prüfen können, können Sie auch nicht abnehmen.
Zweites Warnzeichen: Es beschreibt nur, was gebaut wird, aber nicht, was sich für Sie im Alltag ändert. Dann wurde über die Lösung geredet und nicht über die Arbeit.
Das kommt vor, und es ist kein verschwendetes Geld. Ein Konzept, das zu dem Schluss kommt, dass sich die Umsetzung nicht rechnet oder eine vorhandene Standardlösung genügt, hat Ihnen das Vielfache seiner Kosten gespart.
Das ist übrigens ein guter Maßstab für die Auswahl: Wer Ihnen nie von etwas abrät, verkauft Ihnen etwas.
Wenn Sie eine Idee haben und noch keinen Plan — beschreiben Sie sie mir in zwei Sätzen. Sortieren können wir sie gemeinsam.