Eine Tabelle trägt erstaunlich weit. Es gibt aber drei Punkte, an denen sie zuverlässig kippt.
Excel bekommt zu Unrecht einen schlechten Ruf. Eine Tabelle ist sofort verfügbar, kostet nichts extra, jeder kann sie bedienen, und für erstaunlich viele Aufgaben ist sie schlicht die richtige Antwort. Ich habe schon Kunden davon abgeraten, eine gut funktionierende Tabelle zu ersetzen.
Es gibt aber drei Punkte, an denen eine Tabelle zuverlässig kippt. Wenn Sie zwei davon erreicht haben, wird ein eigenes Werkzeug meistens billiger — nicht in der Anschaffung, sondern über das Jahr gerechnet.
Solange eine Person die Datei pflegt, ist alles in Ordnung. Sobald zwei Leute gleichzeitig hineinschreiben, beginnt die bekannte Kette: Preise_final.xlsx, Preise_final_2.xlsx, Preise_final_neu_Mai.xlsx.
Gemeinsame Ablagen entschärfen das, lösen es aber nicht. Denn das eigentliche Problem ist nicht die gleichzeitige Bearbeitung, sondern dass niemand mehr sicher sagen kann, welche Datei die richtige ist. Wenn Sie diese Frage in den letzten Monaten mehr als einmal gestellt haben, ist der Punkt erreicht.
Eine Tabelle nimmt alles an. Sie akzeptiert ein Datum in der Mengenspalte, einen Text im Preisfeld und eine Zeile, in der die Hälfte fehlt. Sie sagt nichts. Der Fehler fällt drei Wochen später in einer Auswertung auf, und dann ist unklar, seit wann er drin ist.
Wenn es in Ihrem Ablauf Regeln gibt — dieses Feld muss ausgefüllt sein, dieser Wert darf nicht kleiner als null sein, diese Nummer darf es nur einmal geben — dann muss die Regel entweder ein Mensch beim Eintragen einhalten oder das Werkzeug prüft sie. Menschen halten Regeln unter Zeitdruck nicht zuverlässig ein. Das ist keine Kritik, das ist einfach so.
Sobald Artikelnummern, Preise oder Kundendaten sowohl in der Tabelle als auch woanders stehen — in der Kasse, im Shop, im Rechnungsprogramm — laufen die beiden Stände auseinander. Nicht vielleicht, sondern sicher. Die Frage ist nur, wann es jemandem auffällt.
Dann ist der eigentliche Gewinn eines Werkzeugs nicht die schönere Oberfläche, sondern dass es eine Quelle gibt und die anderen Stellen sich von dort bedienen.
Damit die Rechnung ehrlich bleibt: In einer Tabelle können Sie schnell etwas ausprobieren, ohne jemanden zu fragen. Sie können eine Spalte danebenschreiben, eine Formel bauen, umsortieren. Diese Freiheit verlieren Sie zum Teil — ein Werkzeug kann das, wofür es gebaut wurde.
Deshalb ist der übliche Fehler, zu viel auf einmal ersetzen zu wollen. Meist ist der beste Zuschnitt: die strukturierte Erfassung übernimmt das Werkzeug, die freie Auswertung darf weiterhin ein Export nach Excel sein.
In der Regel in dieser Reihenfolge:
- Die bestehende Tabelle ansehen — sie ist die beste Anforderungsbeschreibung, die es gibt. Sie zeigt genau, welche Felder wirklich gebraucht werden, weil die überflüssigen längst leer geblieben sind.
- Die Daten übernehmen, inklusive der historischen. Nichts abtippen.
- Erst erfassen, dann auswerten. Ein Werkzeug, das nur eintragen kann, ist nach wenigen Tagen nutzbar; Auswertungen kommen danach dazu.
- Die alte Tabelle eine Weile parallel behalten. Der Vergleich der ersten Wochen ist die beste Kontrolle.
Wenn Sie die Tabelle allein pflegen, sie nicht mit anderen Systemen abgleichen müssen und Fehler darin schnell auffallen, dann bleiben Sie dabei. Bei zwei von drei anderslautenden Antworten lohnt es sich zu rechnen.
Wenn Sie mögen, beschreiben Sie mir Ihre Tabelle in zwei Sätzen: wie viele Zeilen, wie viele Leute, was daran hängt. Meist kann ich schon daraus sagen, ob sich der Wechsel lohnt.