Sie fängt bei dem einen Ablauf an, der jede Woche Stunden kostet — und den außer Ihnen niemand sieht.
Wenn von Digitalisierung die Rede ist, denken viele sofort an ein großes Vorhaben: neue Software für den ganzen Betrieb, Schulungen, Umstellung, monatelang Unruhe. Das schreckt zu Recht ab. Und es ist meistens gar nicht der richtige Anfang.
Der bessere Anfang ist kleiner und unspektakulärer. Er liegt bei der einen Aufgabe, die jede Woche Zeit frisst und über die sich niemand mehr beschwert, weil alle sich daran gewöhnt haben.
Welche Zahl schreiben Sie mehr als einmal auf? Ein Preis, der in der Kasse steht, in einer Preisliste und noch einmal auf der Website. Eine Menge, die aus dem Lieferschein in eine Tabelle wandert und von dort in die Rechnung. Jede Stelle, an der dieselbe Information ein zweites Mal eingegeben wird, ist eine Stelle, an der sie auseinanderlaufen kann.
Was fragen Sie regelmäßig bei jemand anderem nach? Wenn Sie nicht selbst nachsehen können, wie viel noch da ist oder wann etwas geliefert wurde, dann hängt eine Information an einer Person statt an einem Ort. Das funktioniert, solange die Person da ist.
Welche Aufgabe schieben Sie regelmäßig auf? Aufschieben ist ein zuverlässiger Hinweis darauf, dass etwas unnötig umständlich ist. Nicht unwichtig — umständlich.
Die Antwort auf eine dieser Fragen ist Ihr Anfang. Nicht die Software, die am meisten kann.
Ein kleiner Anfang hat drei Vorteile, die ein großes Projekt nicht hat.
Er ist schnell wieder rückgängig zu machen. Wenn sich nach vier Wochen zeigt, dass die Lösung nicht passt, haben Sie vier Wochen verloren und nicht ein Jahr.
Er beweist etwas. Nach der ersten Umstellung wissen Sie nicht mehr theoretisch, sondern konkret, ob digitale Abläufe in Ihrem Betrieb Zeit sparen. Das ist eine ganz andere Grundlage für die nächste Entscheidung.
Er zieht den Rest hinter sich her. Fast immer stellt sich beim ersten Ablauf heraus, dass der zweite mit derselben Grundlage fast nebenbei mitkommt. Wer die Artikeldaten einmal sauber an einem Ort hat, hat den Webshop, die Preisliste und die Inventur schon halb gelöst.
Deutlich weniger, als die meisten erwarten — weil er eben nicht der ganze Betrieb ist. Eine gut gebaute Vorlage, ein kleines Erfassungswerkzeug oder eine Auswertung, die drei Quellen zusammenzieht, liegt oft im Bereich weniger Tage.
Der eigentliche Aufwand steckt selten in der Technik. Er steckt darin, den Ablauf vorher genau zu verstehen: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, und warum eigentlich so? Diese Frage ehrlich zu beantworten ist der Teil, der die spätere Lösung passend macht.
Auch das gehört dazu. Ein Ablauf, den Sie zweimal im Jahr durchlaufen, lohnt keine eigene Lösung, egal wie lästig er ist. Etwas, das nur Sie selbst betrifft und wobei Sie schnell sind, ebenfalls nicht. Und wenn eine bestehende Standardlösung das Problem zu achtzig Prozent trifft, ist das oft besser als eine eigene Lösung, die zu hundert Prozent trifft und gepflegt werden muss.
Die Frage ist nie „geht das digital?" — es geht fast immer. Die Frage ist, ob der Aufwand sich innerhalb eines überschaubaren Zeitraums zurückzahlt.
Schauen Sie eine Woche lang bewusst darauf, wo Sie dieselbe Information ein zweites Mal eintragen. Meist reicht das schon, um den Anfang zu finden.
Wenn Sie mögen, schreiben Sie mir in zwei Sätzen, was Ihnen dabei aufgefallen ist. Ich sage Ihnen ehrlich, ob sich eine Umsetzung lohnt — und wenn nicht, auch das.